适用场景：正文正确，附件或收件人却可能错
邮件自动化最危险的地方不是写不出正文，而是把正文、附件和收件人错误地组合在一起。常见失败包括：客户 A 收到客户 B 的报价单；正文说附件是最新版，实际附的是上周文件；抄送漏掉审批人；内部备注被写进邮件；或者批量任务启动后无法暂停。对于合同、报价、发票、售后材料和人事文件，这些错误都比普通文案问题严重。
永沃云枢建议把 AI 自动化办公邮件拆成“生成草稿、匹配附件、审批确认、发送执行、日志归档”五步。AI 模型接口适合起草和抽取字段，但不应单独决定是否发送。这个观点与发送前人工确认一致，本篇进一步聚焦带附件场景。
先固定一张发送前对照表
每封邮件至少要有收件人、抄送、客户或项目编号、邮件主题、正文摘要、附件路径、附件版本、审批人、发送窗口和风险标记。对照表应由系统或脚本生成，不要只保存在聊天记录里。附件不要只按文件名匹配，最好同时记录修改时间、大小、版本号或摘要指纹。
如果通过 Codex 接入让模型整理资料，可以让它生成候选邮件和附件清单，但最后落表要经过规则校验。若用 CCSwitch 配置切换不同 AI 模型接口，也要确认输出字段契约保持一致，例如 recipients、attachments、risk_flags 和 review_required 不能因模型变化而丢失。
操作步骤：只允许通过检查的邮件进入发送队列
- 冻结输入资料。把客户表、附件目录和模板版本记录下来，避免生成到一半有人替换文件。
- 让 AI API 只生成草稿和结构化字段，不直接发送。输出必须包含收件人、称呼、附件候选、缺失字段、敏感提示和人工复核标记。
- 用规则匹配附件。客户编号、项目编号、日期和版本号都要参与校验；同名文件超过一个时，邮件进入人工确认。
- 发送前抽样打开附件，确认内容属于对应客户或项目。不要只看文件名，也不要只看模型摘要。
- 审批人确认正文、附件、收件人和发送时间后，再把状态从 draft 改为 approved。批量发送必须有暂停和撤回后续队列的机制。
- 发送后保存邮件 ID、附件指纹、审批记录和模型输出版本，方便出现争议时追溯。
排错路径：错发通常来自匹配规则太松
如果正文正确但附件错，先查附件匹配键是否只用了客户简称或文件名。若多个客户名称相似，应使用唯一编号。若附件版本旧，检查生成任务开始后是否又更新了附件，或脚本是否读取了缓存目录。若收件人错位，检查表格排序、合并单元格、隐藏行和空行处理，参考表格格式与公式保护的思路，把数据值和显示形式分开看。
如果模型输出缺少风险标记，不要让系统默认通过。字段缺失、附件候选不唯一、正文包含价格或合同条款、外部收件人超过一个，都应进入人工复核。开发者 AI 调用中，失败样本比成功样本更重要，因为它能证明系统会拦截危险组合。
常见问题 / 避坑
不要让 AI 直接根据“最新文件”判断版本；最新不一定是已审批版本。不要把邮件自动化和群发营销混成一件事，本文讨论的是业务流程里的草稿和发送前校验。不要把内部备注、成本底线、客户评价和未发布报价放进模型输入。不要在没有暂停机制的情况下跑大批量发送。
AI API 接入和模型调用管理需要保留边界：模型负责草稿，规则负责校验，人负责审批，邮件系统负责发送和留痕。这样即使用不同模型或 profile，也不会把发送责任交给不可复核的自然语言输出。
检查清单
- 客户表、附件目录和模板版本已冻结，任务期间没有被静默替换。
- 每封邮件都有收件人、附件路径、版本、审批人和风险标记。
- 附件匹配使用唯一编号或多字段校验，而不是只靠文件名。
- AI 输出只进入草稿状态，缺失字段和高风险字段会阻止发送。
- 批量发送有暂停机制，发送后能追溯邮件 ID 和附件指纹。
- 可继续阅读 邮件草稿复核、基线文件锁定、AI 自动化办公专题 和 Codex 专题。
验收标准：拦截能力比发送速度更重要
带附件邮件的验收应包含正反两类样本。正向样本证明系统能生成正确草稿、匹配正确附件并进入审批；反向样本证明客户编号缺失、附件版本冲突、外部收件人异常或正文含敏感词时会被拦截。只有这两类样本都通过，批量处理才有继续扩大的基础。
如果只能证明“能发出去”，还不能算完成。业务邮件真正需要的是可暂停、可检查、可追溯。
FAQ：能不能做到完全自动发送
低风险内部通知可以逐步自动化，但外部客户、合同、报价、发票和人事类邮件不建议一开始全自动。更稳妥的验收标准是：系统能批量生成草稿，能准确拦截附件不唯一、收件人缺失和敏感字段，人工审批后再发送。这样 AI 自动化办公的效率来自减少整理和起草时间，而不是绕过责任人。